Политики и процедуры

1. НАЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТА

1.1. Настоящая Антикоррупционная политика (далее – «Политика») является базовым документом компании WPK (далее – «Компания»), определяющим ключевые принципы и требования, направленные на предотвращение коррупции и соблюдение норм применимого антикоррупционного законодательства Компанией, ее работниками иными лицами, которые могут действовать от имени Компании.

1.2. Политика разработана в соответствии с законодательством Республики Казахстан, Уставом, и другими внутренними документами Компании с учетом требований Закона РК «О борьбе с коррупцией».

2. ЦЕЛИ ПОЛИТИКИ

2.1. Политика отражает приверженность Компании и ее руководства высоким этическим стандартам ведения открытого и честного бизнеса для совершенствования корпоративной культуры, следования лучшим практикам корпоративного управления и поддержания деловой репутации Компании на должном уровне.

2.2. Компания ставит перед собой цели:

• минимизировать риск вовлечения Компании и ее работников независимо от занимаемой должности (далее – «Сотрудники») в коррупционную деятельность;
• сформировать у контрагентов, Сотрудников, и иных лиц единообразное понимание политики Компании о неприятии коррупции в любых формах и проявлениях;
• обобщить и разъяснить основные требования антикоррупционного законодательства Республики Казахстан, которые могут применяться к Компании и ее Сотрудникам;
• установить обязанность Сотрудников Компании знать и соблюдать принципы и требования настоящей Политики, ключевые нормы применимого антикоррупционного законодательства, а также адекватные процедуры по предотвращению коррупции.

3. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ И ОБЯЗАННОСТИ

3.1. Все Сотрудники Компании должны руководствоваться настоящей Политикой и неукоснительно соблюдать ее принципы и требования.

3.2. Руководитель Компании отвечает за организацию всех мероприятий, направленных на реализацию принципов и требований настоящей Политики, включая назначение лиц, ответственных за разработку антикоррупционных процедур, их внедрение и контроль.

3.3. Принципы и требования настоящей Политики распространяются на контрагентов и представителей Компании и работников, а также иных лиц, в тех случаях, когда соответствующие обязанности закреплены в договорах с ними, в их внутренних документах, либо прямо вытекают из закона.

4. ПРИМЕНИМОЕ АНТИКОРРУПЦИОННОЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВО

4.1. Казахстанское антикоррупционное законодательство: Компания и все Сотрудники должны соблюдать нормы Закона РК «О борьбе с коррупцией», основные требования которого сформулированы как:

• запрет дачи взяток, т.е. предоставления или обещания предоставить любую финансовую или иную выгоду/преимущество с умыслом побудить какое-либо лицо выполнить его должностные обязанности ненадлежащим образом;
• запрет получения взяток, т.е. получения или согласия получить любую финансовую или иную выгоду/преимущество за исполнение своих должностных обязанностей ненадлежащим образом;
• запрет подкупа государственных служащих, т.е. предоставления или обещания предоставить (прямо или через третьих лиц) государственному служащему любую финансовую или другую выгоду/преимущества с целью повлиять на исполнение его официальных обязанностей, чтобы получить/обеспечить конкурентные или иные преимущества для коммерческой организации;
• запрет попустительства взяточничеству, т.е. отсутствия в коммерческой организации адекватных процедур, направленных на предотвращение дачи или получения взяток связанными с такой организацией лицами с целью приобрести или сохранить бизнес, обеспечить коммерческие и конкурентные преимущества.

4.2. С учетом изложенного, всем Сотрудникам Компании строго запрещается, прямо или косвенно, лично или через посредничество третьих лиц участвовать в коррупционных действиях, предлагать, давать, обещать, просить и получать взятки или совершать платежи для упрощения административных, бюрократических и прочих формальностей в любой форме, в том числе, в форме денежных средств, ценностей, услуг или иной выгоды, каким-либо лицам и от каких-либо лиц или организаций, включая коммерческие организации, органы власти и самоуправления, государственных служащих, частных компаний и их представителей.

5. КЛЮЧЕВЫЕ ПРИНЦИПЫ

5.1. Миссия высшего руководства: Директора, руководители и высшие должностные лица Компании должны формировать этический стандарт непримиримого отношения к любым формам и проявлениям коррупции на всех уровнях, подавая пример своим поведением.

В Компании закрепляется принцип неприятия коррупции в любых формах и проявлениях (принцип «нулевой толерантности») при осуществлении повседневной деятельности и стратегических проектов, в том числе во взаимодействии с акционерами, инвесторами, контрагентами, представителями государственных органов. Адекватные антикоррупционные процедуры: Компания разрабатывает и внедряет адекватные процедуры по предотвращению коррупции, разумно отвечающие выявленным рискам, и контролирует их соблюдение.

5.2. Проверка контрагентов: Компания прилагает разумные усилия, чтобы минимизировать риск деловых отношений с контрагентами, которые могут быть вовлечены в коррупционную деятельность, для чего проводится оценка толерантности контрагентов к взяточничеству, в том числе проверка наличия у них собственных антикоррупционных процедур или политик, их готовности соблюдать требования настоящей Политики и включать в договоры антикоррупционные оговорки, а также оказывать взаимное содействие для этичного ведения бизнеса и предотвращения коррупции.

5.3. Информирование и обучение: Компания размещает настоящую Политику в свободном доступе на корпоративном сайте, открыто заявляет о неприятии коррупции, приветствует и поощряет соблюдение принципов и требований настоящей Политики всеми контрагентами, своими Сотрудниками, и содействует повышению уровня антикоррупционной культуры путем информирования и обучения.

6. ПОДАРКИ И ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ

6.1. Подарки и представительские расходы, в том числе на деловое гостеприимство, которые Сотрудники от имени Компании могут предоставлять другим лицам и организациям, либо которые Сотрудники, в связи с их работой в Компании, могут получать от других лиц и организаций, должны соответствовать нижеуказанным критериям:

• быть прямо связаны с законными целями деятельности Компании, например, с презентацией или завершением бизнес-проектов, проведением конференций, успешным исполнением контрактов, либо с общепринятыми праздниками, такими как Рождество и Новый год, Международный женский день, памятные даты, юбилеи;
• быть разумно обоснованными, соразмерными и не являться предметами роскоши;
• не представлять собой скрытое вознаграждение за услугу, действие, бездействие, попустительство, покровительство, предоставление прав, принятие определенного решения о сделке, соглашении, лицензии, разрешении и т.п. или попытку оказать влияние на получателя с иной незаконной или неэтичной целью;
• не создавать репутационного риска для Компании, Сотрудников и иных лиц в случае раскрытия информации о подарках или представительских расходах;
• не противоречить принципам и требованиям настоящей Политики, Кодекса деловой этики, другим внутренним документам Компании и нормам применимого законодательства.

6.2. Подарки в виде сувенирной продукции (продукции невысокой стоимости) с символикой Компании, предоставляемые на выставках, открытых презентациях, форумах и иных представительских и маркетинговых мероприятиях, в которых официально участвует Компания, допускаются и рассматриваются в качестве имиджевых материалов.

6.3. Не допускаются подарки от имени Компании, ее Сотрудников и представителей третьим лицам в виде денежных средств, наличных или безналичных, в любой валюте.

7. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С ГОСУДАРСТВЕННЫМИ СЛУЖАЩИМИ

7.1. Компания воздерживается от оплаты любых расходов за государственных служащих и их близких родственников (или в их интересах) в целях получения коммерческих преимуществ в конкретных проектах Компании, в том числе расходов на транспорт, проживание, питание, развлечения, PR-кампании и т.п., или получение ими за счет Компании иной выгоды.

8. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С СОТРУДНИКАМИ

8.1. Компания требует от своих Сотрудников соблюдения настоящей Политики, информируя их о ключевых принципах, требованиях и санкциях за нарушения.

8.2. Соблюдение Сотрудниками Компании принципов и требований настоящей Политики учитывается при формировании кадрового резерва для выдвижения на вышестоящие должности, а также при наложении дисциплинарных взысканий.

9. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НЕИСПОЛНЕНИЕ (НЕНАДЛЕЖАЩЕЕ ИСПОЛНЕНИЕ) НАСТОЯЩЕЙ ПОЛИТИКИ

9.1. Директора, руководители и сотрудники Компании, независимо от занимаемой должности, несут персональную ответственность за соблюдение принципов и требований настоящей Политики, а также за действия (бездействие) подчиненных им лиц, нарушающие эти принципы и требования.

9.2. Поскольку Компания может быть подвергнута санкциям за участие ее Сотрудников, контрагентов, в коррупционной деятельности, то по каждому разумно обоснованному подозрению или установленному факту коррупции будут инициироваться служебные расследования в рамках, допустимых применимым законодательством.

Введение

В данном Кодексе делового поведения и этики компании WPK (далее – «Компания») приведены основные правила и действующие положения, которые должны постоянно осознанно и точно соблюдаться всеми сотрудниками компании.

Данный Кодекс призван продемонстрировать, какое значение для компании имеет ответственное поведение ее сотрудников. Постоянно соблюдая требования Кодекса, руководители должны подавать достойный пример другим сотрудникам компании.

Руководство приняло решение применять данный Кодекс в полном объеме и обязуется сделать его важной частью деловой практики компании.

Правила и нормы, описанные в данном Кодексе, должны использоваться как руководство к действию при осуществлении всех видов деятельности компании, а также при взаимодействии с нашими клиентами и деловыми партнерами.

Соблюдение данного Кодекса и наших основных ценностей, таких как, честность, справедливость, прозрачность и ответственность, соответствует не только нашим требованиям, но и международным стандартам.

Каждый сотрудник Компании должен ознакомиться с Кодексом, понять и соблюдать его. Кодекс представляет собой не только часть должностной инструкции, его исполнение является первоначальной обязанностью всех сотрудников компании без исключения.

Каждый из нас несет ответственность за соответствие его поступков и решений требованиям настоящего Кодекса, а также обязан ставить интересы клиентов и партнеров, а также самой компании превыше своих личных интересов. Это имеет решающее значение для поддержания безупречной репутации нашей компании.


ПРИНЦИПЫ ПОЛИТИКИ

Соблюдение действующего законодательства

Компания ожидает от своих сотрудников компании безоговорочного соблюдения действующего законодательства и нормативных актов. Каждый сотрудник несет личную ответственность за соблюдение законов в своей сфере деятельности. Независимо от предусмотренных законом санкций нарушений ведет к дисциплинарным взысканиям внутри компании, независимо от того, какую позицию занимает сотрудник. Руководители также должны исключить возможность нарушения законодательства или данного Кодекса поведения в зоне своей ответственности.

Честная конкуренция

Каждый сотрудник прилагает все усилия к тому, чтобы ее взаимодействие с клиентами, деловыми партнерами, конкурентами, коллегами было справедливым, честным, открытым и прозрачным.

При этом признает основные принципы рыночной экономики, соблюдает соответствующие законы, правила и предписания и не позволяет себе неэтичные или нечестные действия по отношению к конкурентам.

Взятки, коррупция, подарки

Сотрудникам Компании строго запрещается, прямо или косвенно, лично или через посредничество третьих лиц участвовать в коррупционных действиях, предлагать, давать, обещать, просить и получать взятки или совершать платежи для упрощения административных, бюрократических и прочих формальностей в любой форме, в том числе, в форме денежных средств, ценностей, услуг, подарков или иной выгоды, каким-либо лицам и от каких-либо лиц или организаций, включая коммерческие организации, органы власти, государственных служащих, частных компаний и их представителей.

Конфликты интересов

Мы отдаем себе отчет в том, что в процессе работы могут возникать конфликты интересов. Мы обязуемся предпринимать эффективные организационные и административные меры для того, чтобы распознать и урегулировать такие конфликты. Нашей целью является заблаговременное распознавание конфликтов, которые могут возникнуть в рамках нашей деятельности, их урегулирование или предотвращение. В случае возможных или фактических конфликтных ситуаций сотрудники должны своевременно информировать своих непосредственных руководителей о таких обстоятельствах.

Конфиденциальность

Компания соблюдает высокие стандарты по обеспечению информационной безопасности, и мы обязуемся сохранять в тайне и защищать данные о клиентах. К процессу сбора, обработки и хранения личной информации и коммерческих данных мы подходим с особой тщательностью и соблюдаем стандарты защиты информации.

Отношение к сотрудникам

Мы стремимся повышать уровень осведомленности сотрудников в вопросах, касающихся прав человека. Мы уважаем и защищаем личное достоинство каждого сотрудника и не допускаем ущемления прав по отношению к нашим сотрудникам.

Отношение с клиентами

Компания действует в интересах клиента, не отдавая при этом предпочтения одному клиенту перед другим. Работа в компании построена таким образом, чтобы не возникал конфликт интересов с клиентами, и чтобы можно было определить этическую и юридическую ответственность перед клиентом и обеспечить ее в полной мере. Мы действуем безупречно честно по отношению к нашим клиентам, а также стремимся в полной мере удовлетворить их потребности.

Мы строим отношения с нашими клиентами на доверительной основе. Эти доверительные отношения мы всегда рассматриваем как наивысшую ценность.

Отношение с поставщиками

Соглашения с поставщиками должны заключаться и оформляться документально в полном объеме и однозначной трактовке. Поставщиков необходимо выбирать исключительно на конкурентной основе после сравнения цены, качества, сроки исполнения, производительности предлагаемой услуги.

Защита активов и их использование

Компания стремиться защищать свои активы и обращаться бережно с оборудованием и инвентарем, которые принадлежат компании или переданы ей в пользование. Компания принимает меры по предотвращению пропажи, порчи, кражи или использования не по назначению своего имущества. Недопустимо использование оборудования и инфраструктуры в целях, не связанных с работой.

Мы придерживаемся самых высоких стандартов в обращении с интеллектуальной собственностью, конфиденциальной информацией и информацией, которая представляет собой коммерческую тайну, с целью соблюдения интересов компании и требований законодательства.

Безопасность труда, охрана здоровья и защита окружающей среды

Компания сознает свою ответственность в необходимости обеспечить своим сотрудникам безопасность на рабочем месте и выполняет все действующие нормы по охране труда и защите здоровья своих сотрудников. Запрещается наносить ущерб специальному оборудованию, которое установлено на рабочем месте с целью защиты здоровья сотрудников и обеспечения их хорошего самочувствия.

Все сотрудники должны прилагать усилия для предотвращения возможных опасностей для человека и окружающей среды, возможного негативного воздействия на окружающую среду и бережливого обращения с природными ресурсами.

Инвестиции в общественные блага

Компания стремится внести свой вклад в социальное и экологическое благополучие общественности и мотивирует своих сотрудников к участию в благотворительных проектах.

Информирование и обучение

Сотрудники будут регулярно проинформированы об актуальных темах, относящихся к Кодексу делового поведения и этики. Данная политика компании закрепляется и поддерживается посредством регулярных учебных тренингов, где обсуждаются соответствующие вопросы.

Каждый сотрудник имеет право сообщать своему руководству об обстоятельствах, указывающих на нарушение положения, содержащихся в Кодексе делового поведения и этики. Все сообщения о возможных нарушениях проверяются, при необходимости применяются соответствующие меры.

Политика работы с документами (далее - Политика) компании WPK (далее -Компании)
1. Общие положения
Настоящая Политика Компании определяет перечень сведений и документов, носящих
конфиденциальный характер, и предусматривает основные меры по защите такой информации от
несанкционированного доступа с целью предотвращения нанесения возможного экономического ущерба
Компании, ее клиентам, корреспондентам и партнерам со стороны сотрудников Компании, а также иных
физических и юридических лиц в результате их неправомерных или неосторожных действий.
К категории конфиденциальной информации и документам относятся следующее:
1. любые документы, предоставленные клиентом на иностранца, лицо без гражданства, или
гражданина РК:
- документы, удостоверяющие личность
- резюме
- дипломы об образовании
- ВНЖ
- копии виз
- адресные справки
- сертификаты
- справки с места работы
- справки о заработных платах
- выписки с банковских и карточных счетов
- справки из банка о наличии счета и средств на них
- выписки и справки с пенсионного фонда
- медицинские справки о состоянии здоровья
- медицинские страховки
- авиабилеты, брони с отелей
- справки о наличии или отсутствии судимости
- фотографии
- уставные документы
- приказы
- доверенности
- платежные поручения
- контракты
- ИИН и любые другие, которые могут содержать какую-либо информацию о человеке
2. любые подготовленные формы по процессам:
- письма приглашения для оформления виз
- ходатайства
- письма в государственные органы
- сведения, подаваемые в государственные органы, содержащие какую-либо информацию об
иностранцах
- информация о местном содержании в кадрах
- любые письма в произвольной форме, содержащие информацию о деятельности компании,
действующих проектах, данные о контрактах и выполняемых работ
- заполненные анкеты
3. любые внутренние документы Компании:
- контракты
- приказы
- акты
- доверенности
- политики и процедуры
- финансовые (бухгалтерские) документы
- уставные документы и т.д.
2. Работа с конфиденциальными документами
Каждый сотрудник Компании обязан ознакомиться с Политикой работы с документами, содержащими
конфиденциальную информацию и подписать лист ознакомления.
При работе с конфиденциальными документами запрещается:
- оставлять конфиденциальные документы без присмотра на рабочем столе и в любом другом месте;
- самовольно знакомить с содержанием документов посторонних лиц, не вовлеченных в процесс;
- обсуждать содержание документа с посторонними лицами, которые не вовлечены в процесс;
- выносить конфиденциальные документы (на бумажных или электронных носителях) за пределы здания
Компании, если это не относится к выполнению задачи по оказанию услуги Клиенту;
- транспортировка документов без закрытых папок;
- переда оригиналов документов без использования конверта и файла с целью предотвращения их
повреждения;
- пересылать информацию одного клиента другому клиенту и любому другому лицу, который не имеет
отношения к процессу.
При работе с документами, содержащими конфиденциальную информацию, работник обязан:
- принять меры, исключающие ознакомление с ними посторонних лиц;
- обеспечивать сохранность оригиналов документов для дальнейшего возврата клиенту, в случае
необходимости;
- в нерабочее время документы хранить только в местах, обеспечивающих их сохранность
(индивидуальных сейфах, шкафах с прочными запорами и т.п.);
- в случае утраты документа, в том числе ключей от сейфа, печатей, либо установлении факта
ознакомления с документом посторонних лиц, немедленно доложить об этом руководителю;
- при увольнении, а также перед уходом в отпуск и отъездом в командировку длительностью более 7
календарных дней передать все документы по процессам, пропуска и отчитаться перед руководителем.
При этом составляется акт приема-передачи документов в соответствии с Приложением 1 к настоящей
Политике.
3. Уничтожение документа
При уничтожении документа важно учитывать следующее:
- запрещается уничтожать любые документы клиента путем складывания в мусорный ящик;
- уничтожение документа клиента необходимо проводить в конце каждого рабочего дня с помощью
шредера, если этот документ далее не будет использоваться при оказании услуги клиенту.
4. Срок хранения бумажных документов регламентируется в следующем порядке:
- Копии уставных документов клиента, контрактов клиента с заказчиками – 5 лет
- Копии и нотариально заверенные копии персональных документов иностранца – 5 лет
- Оригиналы истекших контрактов Компании с клиентами – 5 лет.